Autoritãtile locale de la Lupeni au câstigat un proiect european de aproape 800.000 lei prin care îsi vor simplifica serviciile de arhivare.
Este vorba despre proiectul „Proceduri Administrative Simplificate prin Eficientizare Digitalã – la Primãria Municipiului Lupeni“. Odatã implementat acest proiect toatã arhiva de documente a Primãriei Lupeni va fi digitalizatã, iar toti cetãtenii din Lupeni si nu numai, vor putea accesa documentele de interes, on-line. Termenul de finalizare a proiectului este de 15 luni.
Serviciile achizitionate sunt: servicii de arhivare fizicã a documentelor; servicii de arhivare electronicã; servicii de depozitare fizicã a documentelor dupã prelucrarea arhivisticã. Proiectul, este finantat din bani europeni si promoveazã accesibilitatea la tehnologia informatiei si a comunicatiilor, în scopul realizãrii incluziunii grupurilor dezavantajate cu acces limitat sau problematic. Procesul de arhivare electronicã si fizicã va fi realizat de Diacostampet, contra sumei de 793.800 lei.
Proiectul promoveazã accesibilitatea persoanelor la servicii, inclusiv pentru persoanele cu dizabilitãti. Activitatea constã în scanarea si indexarea unor documente din arhiva istoricã care prezintã valoare operationalã în prezent. Se vor identifica volumele de documente de prezintã interes pentru institutie, nu se vor digitaliza documentele cu termen de pãstrare sub patru ani, iar cele mai vechi de 10 ani se vor digitaliza, doar dacã au valoare operationalã justificatã. Copiile digitale vor fi indexate, sub raportul continutului si a identificatorilor documentelor/ grupãrilor de documente din care fac parte, iar rezultatul va fi predat pe suport optic/ magnetic pentru a putea fi accesat prin sistemul de management al documentelor extins cu modulul de arhivã electronicã. Sunt vizate pentru procesul de arhivare 40.000 de dosare, 1.600.000 de documente formate A4, A3 si 100.000 de documente formate A2, A1, A0.
Documentele vor fi pe grupe de unitãti arhivistice, în ordine cronologicã. Vor fi deprãfuite, decapsate, ordonate în cadrul unei unitãti arhivistice, se va realiza legarea documentelor în dosare cu coperti de carton duplex si etichetarea acestora, întocmirea inventarelor, împachetarea lor în cutii, ordonarea în arhiva primãriei, oferirea consultantei si întocmirea lucrãrilor de selectionare, reactualizarea inventarelor.
