Companiile sunt obligate sã pãstreze în arhive, conform legii, anumite documente. Însã „arhivarea fizicã” se face cu costuri destul de mari, de bani si de spatiu. Firmele pot face economii utilizând arhivarea electronicã, care oferã un grad sporit de securitate si confidentialitate.
Arhivarea electronicã reduce costurile pentru firme prin eliminarea etapelor de manipulare si stocare a documentelor fizice prin metode actuale si eficiente de pãstrare a autenticitãtii documentelor arhivate.
Documentele cu regim special trebuie sã fie arhivate conform legii 135/2007 si stocate în centre de date acreditate ce corespund normelor de securitate si verificãrilor periodice impuse de Ministerul Comunicatiilor si Societãtii Informationale (MCSI) conform deciziei 493/2009.
Astfel, pentru a putea realiza arhiva electronicã conform legii trebuie îndeplinite urmãtoarele criterii:
a. Detinerea unui centru de date acreditat MCSI
b. Detinerea unei aplicatii de management al arhivei electronice conform normelor MCSI
c. Titlul de Administrator de arhivã electronicã acreditat MCSI
Ce tipuri de documente necesitã arhivare conform legii?
Arhivarea este necesarã în departamente precum Contabilitate, Juridic, Resurse Umane, Achizitii, Marketing, Secretariat etc, pentru toate tipurile de documente cu regim special reglementate de lege.
Se poate arhiva electronic orice tip de document, obligativitatea însã se aplicã doar celor specificate prin lege, care au un regim pentru o perioadã fixã de timp, emise exclusiv în regim electronic.
Prin semnarea documentelor emise exclusiv în format electronic, de cãtre titularul dreptului de dispozitie asupra documentului, însotite de fisa documentelor arhivate se garanteazã autenticitatea acestora. Procedura se aplicã documentelor precum contracte, polite de asigurãri, fluturasi de salariu, state de platã, declaratii ANAF.
Care este importanta arhivãrii documentelor conform legii?
„Aceasta constã în asigurarea securitãtii informatiei, garantarea integritãtii documentelor pe o perioadã lungã de timp, identificarea rapidã a documentelor în cadrul arhivei electronice, folosind cuvinte-cheie, posibilitatea folosirii în instantã a documentelor ca mijloace probatorii, nemaifiind necesarã consultarea arhive fizice. Toate aceste avantaje, plus reducerea costurilor privind tipãrirea, manevrarea, transportul si depozitarea hârtiei reusesc sã facã în asa fel încât arhivarea electronicã conform legii sã fie solutia cea potrivitã celor mai multor companii”, explicã dl Antoin Voicu, Communication & Lead Performance Zipper România.
Parte dintr-un grup de firme cu prezentã în cinci tãri din Sud-Estul Europei, cu douã centre de procesare în România si Moldova, Zipper acoperã nevoile companiilor de a-si optimiza fluxurile interne. Solutiile si serviciile de prelucrare a datelor si a documentelor receptionate, vehiculate sau expediate dintr-o companie, asigurã un suport solid pentru reducerea costurilor si a timpului de prelucrare.
